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企業(yè)在追求持續(xù)發(fā)展和市場競爭力的過程中，關(guān)于管理體系的監(jiān)督審核（年審）扮演著至關(guān)重要的角色。它不僅是對企業(yè)當前管理體系運行狀態(tài)的全面體檢，更是推動企業(yè)不斷自我完善、提升管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
因為管理體系認證包括初次審核、監(jiān)督審核和再認證審核。
初次審核評估企業(yè)體系建立和實施的有效性；
監(jiān)督審核確保體系持續(xù)有效運行并檢查持續(xù)改進；
再認證審核則重新評估體系符合性與有效性。
每個審核類型都有其特定目的和側(cè)重點，共同確保企業(yè)管理體系的長期有效性和持續(xù)改進。
什么是監(jiān)督審核（年審）？
在企業(yè)獲得管理體系認證證書后，為了確保體系持續(xù)有效運行，認證機構(gòu)會定期（通常每年一次）進行監(jiān)督審核。
監(jiān)督審核重點在于檢查體系的持續(xù)符合性、有效性和適應(yīng)性，以及是否進行了必要的持續(xù)改進。
審核范圍可能涉及體系的部分區(qū)域或職能，而非全面審核。目的是確認企業(yè)在認證有效期內(nèi)管理體系持續(xù)滿足標準要求。
監(jiān)督審核的時間范圍是？
是從初次認證現(xiàn)場審核的當天起，間隔時間不超過12個月。在證書的三年有效期內(nèi)，企業(yè)需要進行兩次監(jiān)督審核。
一、為什么要堅持做監(jiān)督審核？
1、確保證書持續(xù)有效，符合認證管理規(guī)范
管理體系證書的有效期限為三年，在此期間，企業(yè)需通過監(jiān)督審核來確保證書的持續(xù)有效性，從而保障證書在實際使用中的法律效力。
此證書不僅是企業(yè)贏得客戶與消費者信任的關(guān)鍵，也是申請政府科技項目及專項扶持資金的競爭優(yōu)勢之一。
尤為重要的是，及時通過監(jiān)督審核維持證書的有效性，已成為企業(yè)參與招投標的必要條件。
2、實時更新認證證書信息
在監(jiān)督審核過程中，企業(yè)可趁機更新證書上的信息，如場所變更、員工人數(shù)變化等，確保證書信息的準確性。
同時，企業(yè)還有權(quán)向認證機構(gòu)申請調(diào)整認證范圍，經(jīng)監(jiān)督審核現(xiàn)場確認后，使證書信息更貼近企業(yè)當前的實際運營狀況。
3、揭示管理短板，助力體系優(yōu)化運行
監(jiān)督審核不僅關(guān)注體系的合規(guī)性，更致力于持續(xù)改進。
一年一度的審核，有助于企業(yè)精準識別管理體系中的不足與待改進之處，從而全面優(yōu)化研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購、人力資源、財務(wù)管理等各個環(huán)節(jié)。
監(jiān)督審核作為推動組織持續(xù)改進的強大外力，對提升企業(yè)整體管理水平具有不可估量的價值。
二、監(jiān)督審核時會有哪些常見的問題？
1.文件記錄不完整或缺失：如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等文件缺失或不完善。
2.流程執(zhí)行不到位：質(zhì)量控制流程、糾正與預(yù)防措施流程等未嚴格按照體系文件執(zhí)行。
3.員工培訓(xùn)不足：員工對管理體系要求的理解和執(zhí)行能力有限，導(dǎo)致操作不規(guī)范或錯誤。
4.客戶滿意度調(diào)查不足：未能充分收集和評估客戶滿意度信息，無法及時了解客戶的需求和期望。
5.文件照搬照抄：照搬照抄初審文件，文件缺乏階段性表現(xiàn)，不符合當下企業(yè)生產(chǎn)情況。
6.硬件條件不足：廠房或車間硬件設(shè)施先天不足，從根本上不符合標準要求。
7.企業(yè)認證范圍更改：未主動向認證機構(gòu)申報認證范圍的變更，或未配合認證機構(gòu)進行重新審核。
8.文件造假：為避免外部審核時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題，單獨做一套假記錄應(yīng)付審核，導(dǎo)致記錄與實際生產(chǎn)不關(guān)聯(lián)。
9.缺乏持續(xù)改進：對審核中發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處不進行認真分析，不制定改進措施或改進措施不到位。
三、監(jiān)督審核不通過的影響
如果企業(yè)的體系認證監(jiān)督審核（年審）因為上述問題導(dǎo)致認證不通過，可能會導(dǎo)致一系列嚴重的后果。
1、喪失認證資格
撤銷或暫停認證證書：認證機構(gòu)有權(quán)撤銷或暫停企業(yè)的認證證書，這意味著企業(yè)不再擁有該管理體系的認證資格。這將對企業(yè)的市場形象和信譽造成直接打擊。
2、市場競爭力下降
錯失業(yè)務(wù)機會：在一些行業(yè)或市場中，體系認證是客戶或招標方的明確要求。失去認證資格可能導(dǎo)致企業(yè)在市場競爭中處于劣勢，錯失重要的業(yè)務(wù)機會。
品牌形象受損：未通過體系認證審核可能使客戶、合作伙伴以及市場對企業(yè)的質(zhì)量管理能力產(chǎn)生質(zhì)疑，進而損害企業(yè)的品牌形象和聲譽。
3、合同履行風(fēng)險
合同違約風(fēng)險：如果企業(yè)在與客戶簽訂的合同中明確承諾了擁有有效的體系認證，而實際上卻未能通過監(jiān)督審核，這可能構(gòu)成合同違約。企業(yè)可能需要承擔(dān)違約責(zé)任，包括賠償客戶損失等。
4、法律風(fēng)險與處罰
虛假宣傳的處罰：如果企業(yè)在喪失認證資格后仍然宣稱自己擁有該認證，可能構(gòu)成虛假宣傳。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)可能面臨罰款、吊銷營業(yè)執(zhí)照等處罰。
產(chǎn)品質(zhì)量不合格的處罰：如果體系認證監(jiān)督審核不通過的原因與產(chǎn)品質(zhì)量不合格有關(guān)，企業(yè)還可能面臨產(chǎn)品質(zhì)量法的處罰，包括責(zé)令停止生產(chǎn)、銷售，沒收違法產(chǎn)品，并處以罰款等。
四、監(jiān)督審核應(yīng)對策略
1.時間管理：企業(yè)應(yīng)提前至少三個月開始規(guī)劃年審準備工作，確保有足夠的時間進行內(nèi)部審查、整改和資料準備。
2.文件更新：審查并更新所有體系文件，確保其與當前業(yè)務(wù)實踐保持一致，且符合認證標準的要求。
3.內(nèi)部審核機制：建立定期的內(nèi)部審核計劃，確保體系運行的每個環(huán)節(jié)都得到有效的監(jiān)控和評估。
4.不符合項管理：對內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項進行及時記錄、分析、整改和跟蹤，確保問題得到有效解決。
5.建立反饋機制：通過問卷調(diào)查、客戶訪談等方式，定期收集客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的反饋。
6.數(shù)據(jù)分析：對收集到的反饋進行數(shù)據(jù)分析，識別改進機會，制定并實施改進措施。
7.準備充分：提前準備好所有必要的文件和記錄，確保審核過程的順利進行。
8.開放溝通：與審核員保持開放、誠實的溝通，積極回答審核員的問題，提供必要的解釋和說明。
9.閉環(huán)管理：確保所有改進措施得到有效執(zhí)行，并對改進效果進行驗證和跟蹤。
企業(yè)在面對體系認證監(jiān)督審核時，應(yīng)樹立正確的認知，合理配置資源，積極應(yīng)對審核結(jié)果，并重視持續(xù)改進和創(chuàng)新。只有這樣，才能確保管理體系的持續(xù)有效運行，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
