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1、采購部門的職能有哪些？
采購部門的職能主要包括：
（1）及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內(nèi)部溝通。
（2）調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來源。
（3）建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時找不到替代的供應(yīng)商。
（4）參考原料市場行情，要求供應(yīng)商報價。
（5）對供應(yīng)商的供應(yīng)價格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評估，了解公司主要物料的市場價格走勢，制作采購文件，采購所需的物料。
（6）按照采購合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。
（7）協(xié)助質(zhì)量部門檢查進廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。
（8）協(xié)助物料控制部門對呆滯料與廢料進行預(yù)防和處理。
2、采購的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容？
（1）質(zhì)量保證協(xié)議的作用：
①對供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗、試驗與抽樣方法應(yīng)得到雙方認可和充分理解。
②通過與供應(yīng)商的配合來保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量。
（2）質(zhì)量保證協(xié)議的要求：
①質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認可，防止給今后的合作留下隱患。
②質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當明確檢驗的方法及要求。
③ 質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風險等方面的內(nèi)容。
（3）質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容：
① 雙方共同認可的產(chǎn)品標準。
②由供應(yīng)商實施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對供應(yīng)商的質(zhì)量體系進行評價。
③ 本公司的接收檢驗方法（包括允收水準AQL的確定）
④供應(yīng)商提交檢驗、試驗數(shù)據(jù)記錄。
⑤由供應(yīng)商進行全檢或抽樣檢驗與試驗。
⑥檢驗或試驗依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。
⑦ 使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。
3、降低采購成本的途徑有哪些？
降低采購成本的途徑主要有：
（1）尋求更合適的供應(yīng)商。
（2）尋找更可能代替的物料。
（3）改善采購技術(shù)，比如增加采購數(shù)量。
（4）改進原有設(shè)計.
（5）改善儲運方法，降低庫存.
（6）實行標準化采購。
4、采購程序包括哪些內(nèi)容？
（1）制定并實施控制采購質(zhì)量的程序，以確保對供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。
（2）確保供應(yīng)商準確地理解采購產(chǎn)品的要求。
（3）確保向合格的供應(yīng)商進行采購。應(yīng)評審每一個供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。
（4）應(yīng)與供應(yīng)商達成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗證方法達成明確的協(xié)議，以確保驗證結(jié)果的統(tǒng)一。
（5）應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問題的方法。
（6）應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對采購進行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利于及時解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。
5、采購工作應(yīng)如何具體實施？
采購工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個環(huán)節(jié)又由若干個步驟組成。
（1）采購計劃
計劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時供應(yīng)，同時降低庫存及成本，減少急單。
主要環(huán)節(jié)有：評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。
（2）供應(yīng)商評估
供應(yīng)商評估的目的是滿足采購對質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。
供應(yīng)商評估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評估的準備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗、確定供應(yīng)商名單。
（3）采購訂單
發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時對供應(yīng)商群體績效表現(xiàn)進行評價反饋。
主要環(huán)節(jié)有：訂單準備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。
（4）采購管理
采購管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購原則。
主要環(huán)節(jié)有：單據(jù)審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款審核與批準。
6、如何準備采購訂單計劃？
（1）了解市場需求
任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃，從市場需求的進一步分解中制訂生產(chǎn)需求計劃，再根據(jù)年度計劃制訂季度、月度計劃。
（2）了解生產(chǎn)需求
①為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計劃人員須熟知生產(chǎn)計劃工藝常識。
②物料需求計劃來源于：生產(chǎn)計劃、獨立需求的預(yù)測、物料清單文件、庫存文件。
（3）準備訂單基本資料
訂單基本資料包括：
① 訂單物料的供應(yīng)商信息
②對同時有多家供應(yīng)商的物料來說，每個供應(yīng)商分攤的下單比例，該比例由采購人員進行協(xié)調(diào)。
③ 訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購基本參數(shù)。
（4）制訂訂單計劃所需資料
訂單計劃所需要的資料的內(nèi)容包括：
①物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。
②有時會附有市場需求計劃、生產(chǎn)計劃、訂單基本資料等。
7、物料清單文件是如何生成的？
（1）物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購部門要根據(jù)物料清單確定采購計劃，生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財務(wù)部門要根據(jù)物料清單計算產(chǎn)品成本，計劃部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物料清單。
（2）物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計劃提供產(chǎn)品組成信息。
（3）企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門統(tǒng)一存放、維護、更新、管理，并建有物料清單數(shù)據(jù)庫，以保證物料清單的準確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應(yīng)避免物料清單由各部門各自存放的做法，
（4）物料清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計人員從產(chǎn)品設(shè)計圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的物料清單。
8、怎樣準備采購訂單？
（1）熟悉需求訂單操作的物料項目
訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計劃，花時間去了解物料項目，花時間去了解和料技術(shù)資料等：直接從國外采購可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價格，但同時增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù)復(fù)雜,交貨期長.
(2)比較/確認價格
采購人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價格最適當?shù)墓⿷?yīng)商下達訂單/合同,以維護企業(yè)的最大利益.
(3)確認需求材料的標準及數(shù)量
9、如何進行采購合同的跟蹤？
(1)跟蹤工藝文件
①對任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購，訂單人員都應(yīng)對提供給供應(yīng)商的工藝文件進行跟蹤。
②如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應(yīng)及時提醒供應(yīng)商修改。
③要求供應(yīng)商及時代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準時供貨，則要按照合同條款進行賠償。
（2)跟蹤供應(yīng)商的原材料
個別供應(yīng)商接到合同后就認為“大功告成”，必要時必須提醒供應(yīng)商及時準備原材料，特別是對一些信譽差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。
（3)跟蹤加工過程
對于一次性/大開支的項目采購、設(shè)備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購人員需要對加工過程進行監(jiān)控，甚至要參加其加工過程的監(jiān)理工作。
（4)跟蹤總裝及測試
總裝及測試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗。
（5)跟蹤包裝入庫
采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料，采購人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場考察。
對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。
10、常用的合同條款包含什么內(nèi)容？
一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容：
（1）名稱
（2）編號
（3）簽訂日期
（4）簽訂地點
（5）買賣雙方的名稱
（6）地址
（7）合同序言
（8）商品名稱
（9）質(zhì)量規(guī)格
（10）數(shù)量
（11）包裝
（12）單價與總價
（13）到貨期限
（14）到貨地點
（15）付款
（16）保險
（17）商品檢驗
（18）仲裁
（19）不可抗力
（20）合同的份數(shù)
（21）使用語言及其效力
（22）附件
（23）合同生效日期
（24）雙方的簽字蓋章
以下為可選擇部分
（1）保值條款
（2）價格調(diào)整條款
（3）誤差范圍條款
（4）法律適用條款
