中文Excel2000速成教程3.4設置排序條件

第四講 設置排序條件

　　圖8與圖9所示的操作真是太簡單了！利用“數據”下拉菜單中的“排序”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數據內容較多的數據清單特別有用，若只想對某區域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設備各種各樣的排序條件，并讓中文Excel 2000自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖10所示的“排序”對話框，可以使用的各選項功能如下所述。

圖10 進入“排序”對話框

1.主要關鍵字

　　通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。

2.次要關鍵字

　　通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的“主要關鍵字”列中出現了重復項，就將按次要關鍵字來排序重復的部分。

3.第三關鍵字

　　通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的“主要關鍵字”與“次要關鍵字”列中都出現了重復項，就將按第三關鍵字來排序重復的部分。

4.有標題行

　　在數據排序時，包含清單的第一行。

5.無標題行

　　在數據排序時，不包含清單的第一行。

　　在使用“排序”命令時，若要排序的只是某一個區域，那么招待此命令時屏幕上會顯示“排序報警”對話框，如圖11所示。

圖11 屏幕上將顯示此對話框

　　在這個對話框中，若選擇打開“當前選定區域排序”單選按鈕，則在單擊“排序”按鈕后將排序鄰近的相關字段。若打開“以當前選定區域排序”則僅排序選定的區域。

　　注意：如果排序結果與所預期的不同，說明排序數據的類型有出入。若想得到最好的結果，就要確保列中所有單元格屬于同一數據類型。為了排序，輸入的數據可以是數字或文字，但應避免在連續的單元格中交替輸入數字或文字，而確保所有數字都要以數字或文字方式輸入是排序是否成功的關鍵所在。若要將數字以文字方式輸入，如郵政編碼或產品編號，請在數字之前加上一個省略符號(’)，如：’610000，或在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號，如：610000