巧用Excel的“自動篩選”功能

如圖1所示的工作表（假設D列已填入數據）若要上報或打印，還必須對F列和G列做隱藏處理（若直接刪除，填充到D列的數據將全部丟失）。我在實際工作中，摸索出了一種方法，即利用Excel“自動篩選”功能快速實現部門名稱的錄入，下面仍以“學校職工情況表”為例，說明其操作步驟。

    1. 按圖1格式輸入表格基本數據（F列、G列不需要錄入）。


圖一

    2. 單擊“數據”菜單，選中“自動篩選”，則在每個字段右側出現一個下箭頭的按鈕，單擊“部門代碼”右側的按鈕，打開一個下拉列表如圖2所示。


圖二

    3. 單擊下拉列表中的任意一個“部門代號”，例：單擊“1”，則“部門代碼”為“1”的所有記錄全部顯示在屏幕上（如圖3）。


圖三

    4. 在圖3中選中“所在部門”列的單元格區域，輸入“教務科”，按下“Ctrl”鍵不松開，再按回車鍵，則“部門代碼”為“1”的記錄的“所在部門”列都填充上了“教務科”（如圖4）。


圖四

    5. 重復步驟3和步驟4可完成所有部門的填寫操作。