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    不再誤事─用好Excel的定時提醒功能

    放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-15
     如果您從事設備管理工作,有近千臺機械設備需要定期進行精度檢測,那么,就得每天翻閱“設備鑒定臺賬”來尋找“到期”的設備——實在是太麻煩了!用Excel建立一本“設備鑒定臺賬”是不是方便得多?方法是:用Excel的IF函數嵌套TODAY函數來實現設備“到期”自動提醒。

      首先,運行Excel,將“工作簿”的名稱命名為“設備鑒定臺賬”,輸入各設備的詳細信息、上次鑒定日期及到期日期(日期的輸入格式應為“年-月-日”,如:2003-10-21,如圖1)。

      然后,選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格,點擊插入菜單下的函數命令,在“插入函數”對話框中選擇“邏輯”函數類中的IF函數,點擊[確定]按鈕,就會彈出“函數參數”對話框,分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2),并點擊[確定]按鈕。這里需要說明的是:輸入的 "" 是英文輸入狀態下的雙引號,是Excel定義顯示值為字符串時的標識符號,即IF函數在執行完真假判斷后顯示此雙引號中的內容。為了醒目,可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設置為紅色。

     

     

      最后,拖動“填充柄”,填充F列以下單元格即可。

      我們知道Excel的IF函數是一個“條件函數”,它的語法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具體地說就是:如果第一個參數logical_test返回的結果為真,則執行第二個參數Value_if_true的結果,否則執行第三個參數Value_if_false的結果;Excel的TODAY函數[語法是TODAY()]是返回當前系統日期的函數。

      實際上,本文所應用的IF函數語句為IF(E2=TODAY(),"到期",""),解釋為:如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數返回的日期,則在F2單元格中顯示“到期”,否則就不顯示,TODAY函數返回的日期則正好是系統當天的日期。

     

     

      Excel的到期提醒功能就是這樣實現的。

     
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