手機版
陳詩吟[1]
中國檢驗認證集團福建有限公司
摘要：食品安全小組是食品安全管理（HACCP）體系建設中的核心部門，本文結合現(xiàn)有企業(yè)實踐管理模式，探討了如何建立和管理食品安全小組團隊，使之能實現(xiàn)其對食品安全管理體系應有的支撐作用。
關鍵詞：食品安全小組 食品安全管理（HACCP）體系 QC小組 溝通 持續(xù)改進
食品安全管理（HACCP）體系在中國的推廣已有多年，作者作為一名食品安全管理體系審核員，在多年的審核活動中見證了中國企業(yè)在食品安全管理領域上的耕耘和成長，也調(diào)查了不少企業(yè)食品安全小組的活動現(xiàn)狀。結合企業(yè)的管理實踐，以及審核活動的經(jīng)驗，作者探討了構建食品安全管理小組和開展小組活動的管理要求，以促進組織食品安全管理體系的動態(tài)發(fā)展和持續(xù)改進。
1．食品安全小組的概念
“食品安全小組”是ISO22000:2005《食品安全管理體系 總要求》中明確提出要求建立的一個特有的管理機構，依據(jù)ISO22000的要求，食品安全小組的職責至少包括了：
批準前提方案；
實施危害分析；
策劃和實施對控制措施和（或）控制措施組合進行確認所需的過程；
驗證和改進食品安全管理體系；
評價食品安全管理體系；
確保食品安全管理體系的更新
由此可知，食品安全小組的作用主要是在食品安全小組組長的帶領下，保證食品安全管理體系的動態(tài)有效運行和持續(xù)發(fā)展，因此，如何管理食品安全小組，使之有效開展活動，是組織建立和保持食品安全管理體系的首要任務。
2．目前食品安全小組的活動現(xiàn)狀
目前在企業(yè)的食品安全管理實踐中，食品安全小組的活動情況不盡人意，普遍存在以下2個特點：
a) 成員象征性：不少企業(yè)的食品安全小組成員，通常由公司副總及各部門負責人構成，表面上是滿足標準中關于“食品安全小組應具備多學科的知識和建立與實施食品安全管理體系的經(jīng)驗”的要求，而實際上是將列入食品安全小組成員，作為一種榮譽和地位的象征，從而導致了不少成員既不具備食品安全學科的知識，也不參與實際的食品安全管理和實施工作，小組成員無法發(fā)揮其應有職責。
這樣的直接后果是造成部分小組成員缺乏食品安全方面的敏感意識和一線信息來源，在各種內(nèi)、外部變化發(fā)生后，無法及時地將各種有價值的信息傳達給相關部門，直接導致了后續(xù)可能的更新活動和應急活動的開展。
b) 活動隱形化：食品安全小組在體系建立之初，承擔著策劃管理體系、實施危害分析、確認控制措施組合等重要責任，因此，小組活動頻繁，小組成員互動良好。而在食品安全管理體系建立后的實施運行階段，食品安全小組由于沒有具體的策劃任務，往往不再主動開展任何活動，進入休眠狀態(tài)，或?qū)⑿〗M活動與公司的部門例會、培訓活動融為一體。食品安全小組人員沒有渠道系統(tǒng)地對現(xiàn)有體系中的各種數(shù)據(jù)信息進行有效分析，導致改進乏力。
因此我們常常看到不少的企業(yè)HACCP計劃，OPRP文件等自體系建立完成后，多年來一成不變，而實際操作與文件要求漸行漸遠，最終導致體系運行的脫節(jié)。
3．食品安全小組的良好管理要求
如何讓食品安全小組有效地開展各項工作，成功擔負起應有的責任呢？應從人員和活動兩方面進行綜合考量，既需要準確選擇適宜的食品安全小組成員，又需要通過建立良好的溝通模式，創(chuàng)建多樣化的活動機制等多方式來促進食品安全小組有效地開展活動。
3.1 合理選擇食品安全小組成員
3.1.1成員人選的選擇：應選擇真正懂產(chǎn)品、有技術和管理經(jīng)驗的不同領域的人員來組成，例如，品控、生產(chǎn)制造、工程、研發(fā)等，使食品安全小組成為一個“技術管理型”團隊。那些未直接參與公司食品安全管理工作，又缺乏專業(yè)知識背景的人員不宜參加。此外，食品安全小組可以聘請外部專家共同參與，但是，食品安全小組組長應有組織內(nèi)部人員擔任，并能夠確實起到領導和管理食品安全小組的作用。
3.1.2人數(shù)及組織架構：一般食品安全小組成員人數(shù)控制在4~6名，過多的小組成員，不利于有效開展溝通，并會導致部分小組成員在活動中成為“靜默者”，無法發(fā)揮作用；過少成員，則可能導致影響信息收集和體系更新的時效性和準確性。而針對不同的組織，其食品安全小組的組織架構，也不一定是單一的“組長+組員”模式，可以建立多種模式來實現(xiàn)。
例如，對于產(chǎn)品多樣化的體系，可以考慮建立各自產(chǎn)品的食品安全分小組，并指定食品安全分組長開展日常管理，而通過一個食品安全小組組長來協(xié)調(diào)相關活動。如下圖:
對于組織機構或生產(chǎn)流程復雜的體系，則可以考慮建立食品安全管理小組和食品安全執(zhí)行小組2個層級的架構，管理小組成員負責協(xié)調(diào)不同部門之間的信息；而執(zhí)行小組（一般為生產(chǎn)和品管部門）則負責收集來自包括生產(chǎn)流程和品質(zhì)控制過程的具體細節(jié)信息，這樣可以滿足來自縱向和橫向溝通信息的需求。如下圖:
發(fā)揮食品安全小組組長的領導作用
GB/T22004-2007《食品安全管理體系GB/T22000-2006的應用指南》5.5 強調(diào)食品安全小組組長是每個組織食品安全管理體系的核心，這同樣適用于食品安全小組的活動。有些企業(yè)負責人將自己任命為食品安全小組組長，從形式上突出食品安全的重要性；但由于日常經(jīng)營事務繁忙，無暇組織和參與，反而阻礙了小組的正常活動。因此，在食品安全小組組長人員的選擇上，既要考慮其領導地位，也要考慮其管理功能和技術背景。
作為食品安全小組的領導者，小組組長應至少保障發(fā)揮以下幾方面的作用：
主動組織小組成員開展各類活動，以推動成員的積極性；
培訓和發(fā)展小組成員的知識和技能，以保障成員職責的有效發(fā)揮；
確保各項資源、信息和知識的獲得，為小組活動構建活動平臺
創(chuàng)造一個公開和可信賴的環(huán)境，以確保溝通的充分性
協(xié)調(diào)食品安全管理體系的所有任務，從而落實小組活動的結果。
建立良好的溝通模式
溝通交流是食品安全小組成立的主要目的之一。建立良好的溝通模式，以確保食品安全小組成員及時獲取來自組織內(nèi)外和體系運行中涉及的各種信息，是保障食品安全小組發(fā)揮其作用的開端。
建立良好的溝通模式，有兩個關鍵的內(nèi)容，一是“溝通什么”，二是“怎么溝通”，
“溝通什么”： 與食品安全管理相關的信息千絲萬縷，在ISO22000:2005《食品安全管理體系總要求》5.6.2內(nèi)部溝通中，提到了13個需要關注的信息，這是溝通的主要內(nèi)容。但食品安全小組在日常運作中往往由于職責不明或意識不強，容易遺忘或忽略。因此組織可以建立一個《變更識別指南》，針對每個食品安全小組成員的崗位和技術背景，指導其應關注的可能變更的重點事項，并及時進行溝通。以下是《變更識別指南》的部分示例：
《變更識別指南》示例
|
小組成員姓名：XXX
|
負責區(qū)域：工程設施
|
|
5.6.2 條款
|
需要關注的信息
|
|
C)生產(chǎn)系統(tǒng)和設備
|
是否有生產(chǎn)系統(tǒng)、設備的改造和升級？
|
|
是否有生產(chǎn)設備的維修，尤其是可能涉及到影響加工溫度、時間和壓力的維修；或者是與食品直接接觸部件的維修？
|
|
|
監(jiān)視、測量設備檢定結果是否有異常？
|
|
|
生產(chǎn)系統(tǒng)或設備的維護保養(yǎng)結論是否有異常？
|
|
|
潤滑或使用藥品是否有變更？
|
|
|
D）生產(chǎn)場所，設備位置，周邊環(huán)境
|
設備位置是否有變更？
|
|
是否有基礎設施或生產(chǎn)場所的修繕？
|
|
|
G) 人員資格
|
基礎設施和關鍵設備維護人員是否有變更？
|
|
H)法律法規(guī)標準要求；
|
是否有與生產(chǎn)設備有關的法規(guī)法規(guī)標準的更新？
|
|
M)影響食品安全的其他條件
|
是否有設備設施的緊急事件發(fā)生 ？緊急事件的處置措施如何？是否有制定對應的措施？
|
“怎么溝通”：溝通的方法多種多樣，開會、記錄、文件甚至于使用網(wǎng)絡，都可以實現(xiàn)溝通，而如何實現(xiàn)“有效果的溝通”，則需要考慮以下幾個方面：
a)明確的溝通指向性：由于食品安全小組的溝通活動是“技術和實踐管理”層面上，目的在于全面識別、系統(tǒng)分析來自體系內(nèi)外各種變更的信息，進而對前提方案、操作性前提方案、HACCP計劃，乃至體系進行變更或改進，因此這類溝通不同于企業(yè)日常的工作會議，在形式上，食品安全小組溝通活動應獨立開展，不宜和其他日常交流的活動混為一談。
b)適度的文件化：由于食品安全小組日常的溝通活動是不連續(xù)的，而各種活動之間又具有關聯(lián)性，因此，應將每次溝通的關鍵信息和溝通結果進行記錄保持，有助于后續(xù)活動的開展。
c)溝通的充分性：溝通的目的在于充分發(fā)揮小組成員的多學科的知識，和多角度的經(jīng)驗，因此摒除“靜默者”，讓所有的食品安全小組成員暢所欲言，成了溝通成敗的一個關鍵。這就需要食品安全小組組長充分發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，摒除部門利益、性格差異等因素的不利影響，構建良好的溝通氛圍。
創(chuàng)建多樣化的活動機制
企業(yè)在建立和實施食品安全管理體系的實踐中，不僅可通過“食品安全小組”這一特殊的管理平臺，開展食品安全管理體系日常的更新、確認和驗證等活動，同時，還應創(chuàng)建多樣化的活動機制，使“食品安全小組”發(fā)揮更多的技術和管理作用。不同企業(yè)，依據(jù)人員能力、體系成熟度等，可開展的活動各有不同。
“過程評審制” ：所謂“過程評審”是指，食品安全小組，以過程為單位，對組織現(xiàn)有的管理和生產(chǎn)過程進行系統(tǒng)地評審，以系統(tǒng)評估現(xiàn)有過程運作模式的適宜性和有效性，進而識別體系更新和改進的需求。
食品安全管理體系雖然建立了內(nèi)部審核和管理評審的機制，以實現(xiàn)對體系的適宜性、符合性和有效性進行系統(tǒng)的評審，但，內(nèi)部審核為了保證審核的獨立性，往往選擇非同部門人員來進行審核，犧牲了審核所應有的專業(yè)性；同時，內(nèi)審通常以部門為受審核主體，割裂了管理活動流程的完整性；而管理評審的有效性，又常受制于評審輸入的不完整和評審活動的不充分，在實踐中存在著發(fā)揮效用不足的弊端。
組織可以考慮通過建立“過程評審制”來進行補充，即以食品安全小組為一個評審主體，對單個管理或生產(chǎn)過程，結合實踐情況和文件逐個進行評價分析。這種活動機制，一方面，可以促進小組成員對其他流程的系統(tǒng)認識，從而認識體系全貌進而，促進彼此的溝通；另一方面，通過過程評審，可充分評估部門與部門、流程與流程之間的銜接情況，實際管理活動和文件規(guī)范之間的融合程度，從而尋找薄弱環(huán)節(jié)，及早采取適宜的預防措施，避免問題的產(chǎn)生。“過程評審制”一般一年只進行1次即可，除非組織有重大的變更。
“項目實施制” ：即組織可以引進“QC小組活動”的模式，引導食品安全小組確定相關管理課題，在設定目標的基礎上，開展原因分析、活動策劃等系列活動，從而實現(xiàn)改進活動。這樣的活動機制，可以有效地使食品安全小組由被動的食品安全信息收集者，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥捏w系改進推動者。
食品安全小組，是食品安全管理體系運作的基礎平臺。依據(jù)食品安全小組的管理要求，建立食品安全小組團隊，可以保持食品安全小組的活力，進而形成推動食品安全建設的強大動力，跨出管理體系動態(tài)發(fā)展的第一步，從而帶動各部門和員工，準確地開展各項工作，使食品安全管理體系保持持續(xù)的運作狀態(tài)。